Upphandlingsprocessen

När kommunen köper varor, tjänster och byggentreprenader måste kommunen följa Lagen om offentlig upphandling, LOU. En upphandling resulterar antingen i ett ramavtal eller enskilt köp.

Hur går en upphandling till?

Upphandlingsprocessen består av följande steg:

1. Förstudie om att upphandling ska ske
Alla upphandlingar föregås av en förstudie som visar hur verksamhetens behov kan tillgodoses. Beslut tas om upphandling ska genomföras eller om befintliga avtal kan användas. Utvärdering av tidigare/befintliga ramavtal görs. En övergripande kravformulering görs också.

Det är även viktigt att göra en marknadsundersökning av den aktuella varan/tjänsten. En beräkning av upphandlingens totala värde görs också för att kunna bestämma upphandlingsförfarandet.

2. Upprätta förfrågningsunderlag
Efter att det har framkommit att en upphandling behöver göras, upprättas ett förfrågningsunderlag för att en leverantör ska kunna lämna anbud.

Förfrågningsunderlaget innehåller:

  • Anbudsförfrågan (innehåller upphandlingsföreskrifter med enklare beskrivning av tjänsten eller produkten).
  • Kravspecifikation (beskrivning av krav på produkten eller tjänsten) samt minimikrav på leverantör.
  • Avtalsmall (beskrivning av fakturahantering, prisjusteringar, beställningsförfarande, leveransrutiner m.m.)

3.Annonsera upphandling
Annonseringen görs på olika sätt beroende på vilket upphandlingsförfarande som tillämpas. Härnösands kommun annonserar på kommunens hemsida (www.harnosand.se/upphandling) samt via en elektronisk databas som heter www.allego.selänk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster beroende av upphandlingsvärdet publiceras den sedan i EUT/TED. Direktupphandlingar behöver inte annonseras.

4.Anbudstid
Anbudstiden är olika beroende på vilket upphandlingsförfarande som tillämpas. Valet av förfarande avgörs av bland annat upphandlingens beräknade värde.

5.Anbud
Under anbudstiden kan leverantörer ställa frågor be om förtydligande eller kompletteringar av förfrågningsunderlaget. Alla inkommande anbud registreras. Brevanbud ankomststämplas och registreras, anbuden öppnas normalt 2 dagar efter sista anbudsdagen. Anbudets sidantal och antal bilagor anges i diariet.

Vid öppnandet av anbuden är det alltid minst två opartiska personer, utsedda av kommunen, som är närvarande varav en är upphandlingssamordnaren.
 
Sekretess gäller under hela upphandlingsprocessen fram till dess att tilldelningsbeslut fattas. Om behov finns kan sekretessen förlängas.

6.Pröva och utvärdera anbud/Välja leverantör
Anbud som kommer in för sent ska förkastas. Anbud som kommer in går först till en prövning/kvalificering av leverantörerna enligt de krav som ställs i förfrågningsunderlaget. Sedan sker en utvärdering på de anbud som efter prövning visat sig uppfylla kraven i förfrågningsunderlaget.

Utvärderingskriterierna är antingen:
1. Det anbud som är det ekonomiskt mest fördelaktiga för den upphandlade myndigheten.
2. Det anbud som innehåller det lägsta priset.

7.Beslut
Beslut fattas om vilket eller vilka anbud som ska antas i upphandlingen. Enligt LOU ska beslutet och grunderna för beslutet redovisas till alla anbudsgivare. Normalt bifogas utvärderingsprotokoll, via ett tilldelningsbeslut. Meddelandet ska innehålla uppgifter om skälen till beslutet.

I och med att beslutet tas blir samtliga handlingar och anbud i upphandlingen offentliga (ibland kan en sekretessprövning behöva göras för att avgöra om ett anbud blir offentligt eller inte).

8.Avtalsspärr
Om en leverantör anser sig felaktigt bedömd eller hanterad har de rätt att lämna in en begäran om överprövning hos Förvaltningsrätten. Anbudsgivare har tio dagar på sig för att lämna in begäran om överprövning från det att beslut fattats.

9.Teckna kontrakt
Avtal skrivs efter att tio dagar har passerat. Alla villkor i avtalet ska vara beskrivna i förfrågningsunderlaget.

10.Uppföljning och leverantörsutvärdering
Under avtalstiden är det viktigt att göra en uppföljning av det kontrakt som har tecknats, se så att gällande priser, kvalitén på varan/tjänsten mm är den som kontraktet avser. Detta kan vara ett bra underlag inför nästa upphandling när avtalsperioden är slut.

Direktupphandling (mindre än 287 000 kronor)
En direktupphandling kan göras när kontraktets värde inte överstiger 15 % av det tröskelvärde som gäller för kommuner och landsting vid upphandling av varor och tjänster. För närvarande är beloppsgränsen för direktupphandling cirka 287 000 kronor. I en direktupphandling kan kommunen ställa sin förfrågan direkt till leverantörer utan en föregående annonsering. Se "Riktlinjer för upphandling och inköp".

Dela |
Hitta rätt