Upphandlingar

En hand som håller en penna och skriver.

Härnösands kommun köper årligen varor och tjänster för cirka 300 miljoner kronor. I arbetet med upphandling och inköp ska kommunen ansvara för att skattemedlen förvaltas på bästa möjliga sätt samt utförs affärsmässigt korrekt och objektivt utifrån lagen.

Kommunens målsättning är att ha en hållbar, effektiv och rättssäker upphandling där konkurrensen tillvaratas och kommunens resurser används på bästa sätt.

Vi som arbetar med upphandling inom kommunen värdesätter god dialog med marknaden i vårt upphandlingsarbete. Öppenhet och kommunikation mellan kommunen och näringslivet speglar vårt arbetssätt.

En viktig del i vårt arbete är informationsspridning. Om du som företagare eller privatperson är nyfiken på upphandling och vill ha fördjupad information är du välkommen att kontakta någon av oss.

För anbudsgivare

Härnösand har ett näringsliv som växer och företag som utvecklas positivt. Klimatet för entreprenörer och innovatörer är gott. Härnösands kommun vill underlätta för såväl stora som små företag att delta i kommunens upphandlingar.

Brunnegården

Annonserad- eller inte annonserad upphandling?

Beroende på värdet av det behov som ska köpas in finns det olika krav när det gäller konkurrensutsättningen. Inköp av ett värde under 586 907 kronor upphandlas av kommunen genom en direktupphandling. En direktupphandling är en upphandling utan formkrav. Direktupphandlingar ska genomföras enligt kommunens Riktlinjer för inköp och upphandling och lagens grundläggande fem principer ska beaktas all information hittar du under fliken 'regler för upphandling'

Upphandlingsförfarande

Direktupphandling

Annonserad upphandling

  • < 586 907 kronor
  • Inga krav på annonsering
  • Publiceras inte i e-Avrop
  • Inga formkrav
  • Kommunens Riktlinjer tillämpas
  • > 586 907 kronor
  • Krav på annonsering
  • Publiceras i e-Avrop
  • Krav avseende utformning

Vad erbjuder du?

Om du som företagare vill berätta för kommunen om vilka tjänster/produkter som just ditt företag kan erbjuda är du välkommen att kontakta oss för ett möte.

Maila eller ring oss för ett besök. E-post: upphandling@harnosand.se Telefon: 0611-34 80 46.

Så lämnar du anbud i en upphandling

Härnösands kommuns annonserade upphandlingar hittar du via aktuella upphandlingar. Kommunen använder sig att upphandlingssystemet e-Avrop. Om du som företagare vill lämna anbud i någon av kommunens annonserade upphandlingar beskriver vi här hur du ska gå till väga.

Checklista:

1. Registrera ett konto på e-Avrop och logga in. Det är kostnadsfritt
att registrera ett konto och att lämna anbud.

2. Klicka på Aktuella upphandlingar och välj vilka upphandlingar du vill
bevaka.

3. Hämta förfrågningsunderlaget till den upphandling som du är intresserad av och läs igenom materialet.

4. Ställ frågor via e-Avrop så snart som möjligt om du upplever att något är oklart. Alla frågor och svar publiceras löpande för att ge alla anbudsgivare samma information vid samma tidpunkt.

5. Håll dig uppdaterad om eventuella ändringar i underlaget, du informeras via e-post.

6. Sammanställ alla handlingar som önskas och besvara det som efterfrågas.

7. Skicka in ditt anbud elektroniskt via e-Avrop. Du får ett kvitto på att
ditt anbud har skickats.

8. När anbudstiden har gått ut görs en anbudsprövning av samtliga mottagna anbud.

9. När resultatet av upphandlingen är klart skickas ett tilldelningsbeslut
till alla leverantörer som lämnat anbud.

10. Tidigast tio dagar efter tilldelningsbeslutet skrivs avtal med den
vinnande leverantören, under förutsättning att ingen överprövar beslutet.

Tips när du ska lämna anbud:

  • Läs igenom förfrågningsunderlaget noggrant (frågor om underlaget ska ställas inom angiven tid)
  • Ställda skallkrav ska uppfyllas, anbudet riskerar annars att bli förkastat om dessa krav inte är uppfyllda
  • Var noggrann och ange allt som kan vara av vikt för bedömningen av anbudet (när anbudet är inlämnat får kompletteringar och förtydliganden endast göras i begränsad omfattning)
  • Säkerställ att anbudet lämnas inom angiven tid

Vi ser fram emot ditt anbud!

Utvärdering av anbud

När kommunen har fått ditt anbud sker följande:

  • Anbudet öppnas elektroniskt i upphandlingssystemet
  • Kommunen kontrollerar så att alla begärda uppgifter och dokument finns med samt att ställda skallkrav är uppfyllda
  • Anbuden utvärderas i enlighet med de utvärderingskriterier som angivits i anbudsinbjudan (inga andra skäl än de som angivits får ligga till grund för utvärderingen).
  • Beslut om vem som vunnit upphandlingen fattas.
  • Tilldelningsbeslutet och eventuellt utvärderingsprotokoll skickas till samtliga leverantörer som lämnat anbud i upphandlingen.
  • Avtal tecknas med vinnande leverantör/er

Sekretess

Under hela upphandlingsprocessen fram till dess att tilldelningsbeslut är fattat eller upphandlingen på annat sätt är avslutad, råder absolut sekretess om allt som rör upphandlingen.

Uppgift om hur många och vem som begärt förfrågningsunderlaget/lämnat anbud får till exempel inte lämnas ut. När upphandlingen är avslutad upphör sekretessen och samtliga handlingar som rör upphandlingen blir, enligt huvudregeln, offentliga. Sekretessen kan dock fortsätta att gälla i vissa fall till exempel till förmån för det allmänna eller enskild, se Offentlighets- och sekretesslagenlänk till annan webbplats 6 och 8 kap.

Om någon begär att få ut handlingar som rör en upphandling, ska kommunen skyndsamt ta ställning till begäran och göra en sekretessprövning. Om prövningen leder till att handlingarna inte lämnas ut, ska ett motiverat skriftligt beslut med överklagandehänvisning lämnas. Den som inte är nöjd med beslutet kan överklaga detta till Kammarrätten.

Aktuella upphandlingar

Härnösands kommuns annonserade upphandlingar finns publicerade i upphandlingssystemet e-Avrop.

Genom att skapa en användare i e-Avrop (kostnadsfritt) kan du som leverantör ta del av kommunens pågående upphandlingar och som prenumerant bevaka upphandlingar som är av intresse för dig.

På e-Avrop hittar du kommunens publicerade upphandlingar.länk till annan webbplats

Planerade upphandlingar

I vår upphandlingsplan för 2018-2019PDF (pdf, 236 kB) hittar du de upphandlingar som Härnösands kommun planerar att genomföra under året. Listan är preliminär och kan komma att revideras under året.

Kontakta gärna oss på upphandling@harnosand.se för att ta del av vilka upphandlingar som är på gång.

Regler för upphandling

När offentliga myndigheter gör upphandlingar finns lagar och regler som den upphandlande myndigheter ska förhålla sig till.

Lagen om offentlig upphandling (LOU)länk till annan webbplats

LOU reglerar hur upphandlingar inom offentlig sektor ska genomföras. Lagen syftar till att dra nytta av befintlig konkurrens på marknaden för att säkra ett effektivt användande av de offentliga medlen.

LOU bygger på fem grundprinciper. Bestämmelserna i upphandlingslagarna ska alltid tolkas mot bakgrund av dessa:

  • Likabehandlingsprincipen
    Principen om likabehandling innebär att alla leverantörer ska ges samma förutsättningar. Alla leverantörer måste till exempel få tillgång till samma information samtidigt, så att ingen leverantör ges fördel.
  • Proportionalitetsprincipen
    Proportionalitetsprincipen innebär att de krav och villkor som anbudsgivaren ska uppfylla i upphandlingen ska stå i rimlig proportion till det som upphandlas.
  • Icke-diskrimineringsprincipen
    Principen om icke-diskriminering innebär ett förbud mot att diskriminera leverantörer på grund av deras nationalitet (exempelvis medborgarskap, etablerings- eller verksamhetsland). Den upphandlande myndigheten/enheten får inte ställa krav som endast svenska företag känner till eller kan klara och det gäller även i de fall då den upphandlande myndigheten/enheten inte förväntar sig att några utländska leverantörer ska lämna anbud. Anbudssökande och anbudsgivare från andra orter ska behandlas på samma sätt som företag från den egna kommunen.
  • Principen om öppenhet (transparens)
    Principen om öppenhet innebär att upphandlingar ska präglas av öppenhet och förutsebarhet. Uppgifter som gäller upphandlingen får inte hemlighållas, upphandlingen ska annonseras offentligt och de leverantörer som deltagit i anbudsförfarandet ska informeras om resultatet. Upphandlingarna ska vara offentliga och förfrågningsunderlaget ska vara förutsebart, det vill säga klart och tydligt uttryckt och innehålla samtliga krav som ställs.
  • Principen om ömsesidigt erkännande
    Principen om ömsesidigt erkännande innebär att intyg och certifikat som har utfärdats av en medlemsstats behöriga myndigheter ska gälla också i övriga EU/EES-länder.

Riktlinjer för upphandling och inköp

Inom Härnösands kommun finns, utöver LOU, antagna riktlinjer för hur upphandling och inköp ska genomföras. Riktlinjerna utgör det ramverk som kommunens förvaltningar och nämnder ska förhålla sig till i kommunens arbete med upphandling och inköp.
Riktlinjer för upphandling och inköp PDF (pdf, 259.6 kB)(pdf, 259.6 kB)

Fördjupning

Upphandlingsmyndigheten är en myndighet som ger stöd genom att förmedla kunskap, verktyg och metoder för offentlig upphandling. På Upphandlingsmyndighetens hemsidalänk till annan webbplats kan du som leverantör få stöd som anbudsgivare i offentliga upphandlingar.länk till annan webbplats

Elektronisk handel

Rådhuset

Härnösands kommun arbetar med ett elektroniskt inköps- och fakturasystem för att nå effektiv hantering av både beställningar och fakturor. Det ger förutsättningar för ökad köptrohet mot ingångna ramavtal. Det ger också förutsättningar att styra inköpen till rätt leverantör och avtalspriser.

Elektronisk handel (e-handel) innebär att kommunen, via inköps- och fakturasystemet, får en lättillgänglig presentation av avtal, leverantörer och priser.

Målet är att skapa en effektivare inköpsorganisation inom kommunen samt att öka avtalstroheten.

För leverantörer

För att e-handel ska fungera i praktiken så är det viktigt att följa en viss standard. När standarden används så säkerställs att rätt information i ett givet format skickas mellan affärspartnerna. Det förutsätter att det finns ett ramavtal för att e-handel ska vara möjlig.

Den standard som rekommenderas för offentlig sektor benämns SFTI (Single Face to Industry). SFTI:s standarder definieras som olika scenarier.

Vad innebär detta för er?

Härnösands kommun använder affärsscenario SFTI 6.1 (avrop mot ramavtal) för att ta emot eller skicka elektroniska meddelanden i form av:

  • Elektroniska prislistor (pricat)
  • Order
  • Ordersvar
  • Faktura

Vi har möjlighet att ta emot elektroniska prislistor i excel-format med en given standard.

Frågor och svar om upphandling

1. Varför upphandla?

Enligt lagen om offentlig upphandling (LOU) ska alla varor och tjänster som är offentligt finansierade upphandlas. Syftet med detta är dels att använda konkurrensen på marknaden för ett effektivt nyttjande av de offentliga medlen samt att garantera den fria rörligheten på EU:s inre marknad.

2. Vilka kan lämna anbud?

Alla företag och organisationer som uppfyller i förfrågningsunderlaget ställda krav kan lämna anbud. Det är också möjligt för två eller flera aktörer att gå samman i ett så kallat konsortium och lämna gemensamt anbud.

3. Vilka är kriterierna för att man ska vinna en upphandling?

Kriterierna varierar från upphandling till upphandling. Det är därför viktigt att du som anbudsgivare läser förfrågningsunderlaget noggrant, svarar på alla ställda krav samt bifogar eventuellt efterfrågade intyg och dokument.

4. Hur lång tid tar en upphandling?

En genomsnittlig annonserad upphandling tar cirka 6 månader att genomföra.

5. Kan/bör/får företagare kommunicera med kommunen under upphandlingsprocessen?

Ja! Vi kan, vi bör och vi får kommunicera med varandra under hela upphandlingsprocessen. Dock ska kommunikationen vara förenlig med vad som är tillåtet enligt LOU. Nedan bild visar i vilka former kommunikationen kan ske inför- under- och efter upphandlingsprocessen: