Diarium och arkiv

Kvinna läser en bok vid vattnet

Kommuner måste föra dagbok över de allmänna handlingar som finns. Den arbetsuppgiften kallas diarieföring. Kommuner måste också arkivera och spara handlingar för framtiden, det görs i kommunarkivet.

Post och e-post

Brev till kommunens brevlåda öppnas och diarieföras direkt. E-post som skickas direkt till tjänsteman eller förtroendevald politiker diarieförs inte automatiskt. Det kan göra att ett ärende kan ta längre tid.

Arkivering

När en handling ska arkiveras måste den först gallras. Sen förvaras den en tid i Centraldiariets arkiv i Stadshuset. Handlingar som ska bevaras flyttas sedan till kommunarkivet på Kusthöjden.

Ta del av allmänna handlingar

Du har rätt att ta del av nästan alla handlingar och uppgifter som finns hos kommunen tack vare offentlighetsprincipen. Undantagen är sekretessbelagd information och arbetsmaterial. Kommunens webbdiarium gör det möjligt för dig att själv söka bland Kommunstyrelsens ärenden.

Du har rätt att vara anonym när du begär att få ta del av handlingar och uppgifter i ett ärende. Kontakta Centraldiariets registratorer.

Kontaktuppgifter

Välkommen att ta kontakt med oss som arbetar med dokumenthantering, arkivering och utlämning av allmänna handlingar.

Centraldiariet
Registrator
Telefon: 0611-34 81 99
E-post: centraldiariet@harnosand.se

Kommunarkivet
Besöksadress:
Majorsgränd 4
Telefon: 0611-34 80 00
E-post: kommunarkivet@harnosand.se

Allmän handling, vad är det?

En handling innehåller information av något slag. Det kan till exempel vara ett brev, protokoll, e-post, USB-minne, en video- eller bandupptagning.

En handling är allmän om den förvaras hos kommunen, oavsett om den är inkommen eller upprättad av kommunen själv. Alla allmänna handlingar som inte är sekretessbelagda är offentliga. Därmed har alla rätt att läsa dem.

En kommunal handling kan vara allmän eller inte allmän. De handlingar som inte är allmänna är till exempel internt arbetsmaterial, minnesanteckningar och utkast till beslut. 

Länk Här finner du mer information om utlämnande av allmän handling

Offentlighet och sekretess

En allmän handling kan vara offentlig eller sekretessbelagd, det vill säga hemlig. Allmänna handlingar som inte är sekretessbelagda (hemliga) är offentliga. Det är dessa allmänna offentliga handlingar som man har rätt att ta del av.

Offentlighets- och sekretesslagen anger vilka uppgifter i allmänna handlingar som kan omfattas av sekretess. Det innebär att den myndighet som har hand om handlingen, med stöd av lagen, avgör vilka uppgifter som är sekretessbelagda. Detta görs i samband med att någon begär att få ta del av uppgifterna.

Om du skickar ett brev till kommunen och skriver "hemligt" eller "konfidentiellt", så kanske ändå inte innehållet omfattas av sekretess. Kommunen får inte hemlighålla handlingar om det inte finns stöd för detta i lagen.

Kommunarkivet

Kommunarkivet är kommunens minne. Här finns handlingar från nämnder, administration, skolor och andra verksamheter som drivs eller har drivits av kommunen. Dessa handlingar sparas här enligt regler och instruktioner som bestämts av kommunstyrelsen och arkivpersonalen.

Här finns också dokument från de kommuner som under åren slagits samman med Härnösand.

Kommunarkivet delar lokaler med flera andra arkivinstitutioner vid Arkivcentrum Nord (ACN) på området Kusthöjden.

Beställning av betygskopior

Kommunarkivet dokumenterar betyg som är äldre än fem år från gymnasium och grundskola i Härnösands kommun. Under de fem första åren finns betygen kvar på skolan. Om du under dessa första år behöver en kopia på dina betyg, kontakta skolan du gick i.

E-tjänst - beställning av betygskopior

Kommunens webbdiarium

OBS. På grund av tekniskt fel ligger webbdiariet nere.

För dig som är intresserad av att ta del av ett ärende eller se vilka ärenden som finns kan du själv söka i kommunens diarium här. Det går även att leta handlingar och ta del av innehållet i genomförda möten samt se vilka som är förtroendevalda.

För närvarande går det att söka i kommunstyrelsens diarium. Övriga nämnders diarier kommer att bli tillgängliga under 2019

Hur söker jag?
Det går att söka med fritext eller på ett ärendenummer (diarienummer, dnr) samt avgränsa sökningen i tid med inställningar i kalendern. Ett ärendenummer är uppbyggt med ärendets startår och ett sexsiffrigt löpnummer, exempelvis ärende 3 som startade 2016 skrivs: 2016-000003. För att söka utifrån ett ärendenummer är det viktigt att man skriver samtliga sex siffror i löpnumret. När du klickar på ärendemeningen syns handlingarna under rubriken.

Hur får jag ta del av handlingen?
För att ta del av handlingarna i ett ärende begär du ut dem hos diariet, hänvisa till ärendenumret samt vilket nämnd det gäller.

Vid utlämnande av allmän handling kan kommunen ta ut en avgift för kopiering, som kopiering räknas också utskrift av elektroniska handlingar.

Taxa för kopiering av allmän handling

Taxa - Avgifter from 2017-11-01

Vid utlämnande av allmän handling kan kommunen ta ut en avgift.

Avgift tas ut vid överlämnande och vid översändande via fax, brev och e-post.

Format A4 Svartvitt/ Färg
Sida 1 - 9. Avgift: 0 kr
Sida 10. Avgift: 50 kr
Sidor därefter. Avgift: 2 kr per sida

Format A3 Svartvitt/ Färg
Sida 1 - 5. Avgift: 0 kr
Sida 6. Avgift: 50 kr
Sidor därefter. Avgift: 4 kr per sida

Avskrift eller utskrift av ljudupptagning
Per påbörjad fjädedels arbetstimme. Avgift: 90 kr

Här kan du ta del av dokumentet:
Taxa för kopiering av allmänna handlingarPDF (pdf, 44.2 kB)